Administrative Assistant (m/f/d)-part time

FM ist eines der weltweit größten Unternehmen für Risikomanagement und industrielle Sachversicherungen. Mit 76 Niederlassungen in über 60 Ländern versichert FM mehr als ein Drittel der FORTUNE 1000 Unternehmen sowie führende internationale Konzerne gegen Risiken ab. Dabei stützt sich FM auf eine dynamische, kulturell vielfältige Gruppe von Mitarbeitenden, die in mehr als 100 Ländern in einer Vielzahl von anspruchsvollen Funktionen tätig sind.

Du arbeitest mit Vergnügen in einem internationalen Umfeld und blühst bei der Zusammenarbeit in einem Team auf? Du bringst dich gerne organistorisch ein, die administrative Arbeit macht dir Freude und auch der Kontakt mit Kundschaft schreckt dich nicht ab? Du möchtest deine Erfahrungen gewinnbringend einsetzen und damit Teil der Erfolgsgeschichte von FM werden?

Dann bewirb dich jetzt als Administrative Assistant (m/w/d) am Standort Frankfurt am Main und werde Teil unseres Teams!

Hinweis: Diese Stelle ist bevorzugt in Vollzeit, nach Absprache auch in Teilzeit (min. 30h), befristet für 18 Monate zu besetzen.

Das bieten wir:

• Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz und ein wertschätzendes Arbeitsklima.
• Umfassendes Onboarding, eine intensive Einarbeitung und kontinuierliche Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen.
• Eine attraktive Vergütung zzgl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld, ein Bonusprogramm und eine überdurchschnittliche Altersvorsorge.
• Vielfältige Angebote rund um die Themen Fitness und Gesundheit (inkl. Kostenrückerstattung und Wellbeing-Tage).
• Flexible Arbeitszeiten, Überstundenausgleich, 30 Tage Urlaub, Gruppenunfall- und Lebensversicherung sowie weitere Sozialleistungen gemäß dem Tarifvertrag für das private Versicherungsgewerbe, JobTicket, Vermögenswirksame Leistungen, Essenszuschuss, und vieles mehr ...!          

• Rechnungsmanagement:

Überprüfung und Vorbereitung eingehender Rechnungen zur Zahlung, inklusive interner Kontierung und Zahlungsüberprüfung. Beantwortung von Anfragen unserer Finanzabteilung in Großbritannien.

• Fuhrparkmanagement:

Verwaltung unseres Fuhrparks, Abwicklung von Unfällen, Verwaltung von Tankkarten, Nachverfolgung von Reparaturen und Wartungsintervallen sowie Koordination von Fahrzeugrückgaben und Ersatzfahrzeugen.

• Empfang und Postdienste:

Betreuung des Empfangs, der Telefonzentrale und der Postdienste.

• Mobiltelefonverwaltung:

Effiziente Verwaltung von Mobiltelefonen, Durchführung von Kostenanalysen und Optimierung von Vertragsoptionen.

• Büroorganisation:
  Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Schlüsseln, Zugangskarten und
  -berechtigungen sowie Einkauf, Austausch und Organisation der Reparatur von Büroausstattung und Büromöbeln.
• Veranstaltungskoordination:
  Vorbereitung und Organisation von Konferenzräumen, Empfang von Gästen sowie Catering-Arrangements.
• Sonstige administrative Unterstützung: 

  Aktualisierung von Unterlagen, Erstellung von Ad-hoc-Berichten, Nachverfolgung von Geschäftsreisen sowie Aufgaben im Bereich Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.

• Du hast bereits einige Jahre Berufserfahrung in einem administrativen Umfeld, idealerweise in einem internationalen Unternehmen und mit einem Hintergrund in Finanzen/Buchhaltung oder Hotelgewerbe. Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss runden dein Profil ab.
• Du bist praxisorientiert, selbstmotiviert und arbeitest gerne im Team.
• Du besitzt starke organisatorische Fähigkeiten und kannst Aufgaben effektiv planen und priorisieren.
• Du achtest auf Details und besitzt hervorragende Fähigkeiten im Problemlösen.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift für den nationalen und internationalen Kontext.

• Wenn dein Profil durch deine Computerkenntnisse, insbesondere in Bezug auf das MS Office-Paket (d.h. Word, Excel, etc.) abgerundet wird, dann bist du bei uns genau richtig!